[전략과 경제의 타임머신 – 못다한 이야기 (Director’s Cut) #19] 전략적이고 경제적인 시간관리 ::::: 세상을 바라보는 열린신문 아시아헤럴드 :::::

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발행일: 2017/02/07 윤승환, 정승원

[전략과 경제의 타임머신 – 못다한 이야기 (Director’s Cut) #19] 전략적이고 경제적인 시간관리

그러면 다음으로는 막연하게 전략적으로 살아야 한다는 조언에서 한 발 더 나아가, 어떻게 전략적이고 경제적으로 사는지에 대한 구체적인 방법론들을 제시해 보겠다. 그것은 내가 평소에 연구하여 실천하고 있는 시간관리 방법과 건강관리 방법에 대한 것이다. 먼저, 시간관리 방법에 있어서 나는 시간 관리를 3가지 변수에 의해 계량화하고 해야 할 일의 우선 순위를 정하는 것을 습관화하고 있다. 구체적으로 설명하자면 이렇다.

- 현재 당면한 업무 (Works -to-do List) 를 작성한 후, 3가지 변수 별로 점수를 부여한다
1. 중요한 일 (1~10점 부여)
2. 급한 일 (1~10점 부여)
3. 단독으로 100% 완결 가능한 일 (1~10점 부여)

- 3개 변수 별 점수를 곱한 후, 총 합계 점수를 산출해 본다.
- 총 합계 점수를 투입 가능한 전체 시간에 대입하여 업무별 시간을 배정한다.

아래에 간단한 예시를 보자. 만약 오늘 업무시간 중에 해야 할 일이 아래의 3가지라고 가정하고, 3가지 업무 별로 3개 변수 별 점수를 부여해 보자.

1. 계약서 이메일 보내기: 중요도 8점, 긴급성 10점, 단독완결성 3점
2. 옆 부서의 업무 문의사항 답변: 중요도 2점, 긴급성 8점, 단독완결성 9점
3. 회사에서 부여한 잡무 (복사용지 보충, 문서수발 등): 중요도 6점, 긴급성 2점, 단독완결성 10점

이렇게 분류 및 점수 부여 시,
1. 계약서 이메일 배정 점수는 8 x 10 x 3 = 240점
2. 업무 문의 답변은 2 x 8 x 9 = 144점
3. 회사잡무는 6 x 2 x 10 = 120 점이 된다.

그렇다면 업무 시간 배정 비율을 240 : 144 : 120 으로 놓고 하루 총 8시간 근무라고 하면 (계산 편의상 휴식 시간은 제외) 8시간 x 60분 = 480분이므로 480분을 다음 표와 같이 합리적으로 배분할 수 있음을 알 수 있다. 이런 식으로 평소 업무를 배분하면 우선 순위 순으로 가장 효율적이고 합리적인 업무 추진이 가능할 것이다.

이상과 같은 3가지 변수에 의한 Works-to-do List 작성 관리에는 필자가 생각하기에 뚜렷한 장점이 3 가지 있다. 첫째, 명료성 (Clearness), 둘째 연속성 (Continuity), 셋째 효율성 (Efficiency) 이다. 먼저, 명료성이란 어떤 것이 중요하고 어떤 것이 덜 중요한지, 그리고 시간 배정을 어떻게 해야 할 지 잘 모를 것 같은 복잡한 상황에서 명확하게 우선 순위를 배정하는 계산을 가능하게 해 주는 것이다. 또한 연속성이란 만약 하루에 제대로 모든 To-do List 를 끝내지 못했더라도 다음 날 무엇을 먼저, 얼마만큼의 시간을 배정해야 하는지 크게 고민하지 않아도 되므로 곧바로 아침부터 필요한 일에 즉시 착수할 수 있게 만들어 주는 것이다. 끝으로 효율성이란 두말 할 필요없이 이 모든 과정을 통해 평소 매사에 집중력을 최대한으로 끌어올려 주며 따라서 자연스럽게 불필요한 시간 낭비(idle time)를 최소화시킬 수 있고, 모든 일상 생활에 있어서 자율적으로 행동하고 매사 여유있게 앞서 나가는 태도를 가질 수 있는 것이다.

그러면 여기서 단독으로 100% 완결 가능한 일이 왜 중요한 업무, 급한 업무와 동등할 정도의 중요 변수로 취급 받아야 하는지, 굳이 그럴 필요까지 있는지에 대해 의문이 생길 수 있을 것이다. 이 의문에 대해 잠시 부연 설명하자면, CEO 나 고위 임원급이 아닌 사람이 자기가 하고 싶은 일만을 맡을 수는 없다. 그렇다면 오히려 반대로 생각하여 다른 사람이 하기 싫은 귀찮은 일을 떠맡아 혼자서 완벽하게 수행하는 것도 좋은 전략이 된다는 대답을 드리고 싶다. 가령 외부 고객에게 거절을 해야 하는 경우라든지, 복사 용지가 떨어져서 날라와야 하는 등의 사례를 보자. 누구나 이런 상황은 하기 싫은 법이다. 그러나 사실은 모두 하기 싫은 일에 숨은 기회가 있다. 누가 봐도 달콤한 결과가 예상되고 하기 쉬워 보이는 일에는 경쟁이 치열한 법이다.

윤태호 작가의 히트작 ‘미생’ 만화 중에 보면 상사가 복사를 시켰을 때 ‘내가 이런 일이나 하러 회사 들어왔나’ 하고 멍하니 있는 사람과, 복사기의 작동을 기다리는 사이에도 복사 내용을 읽어보는 사람이 있다고 말하고 있다.

아무튼 이렇게 시간 관리를 습관화 한 결과, 나는 일하면서도 책을 쓰고 개인 공부를 할 여유 시간을 확보할 수 있었다. 마치 경제적인 절약을 위해 가계부를 쓰듯이, 시간 절약을 위한 가계부를 쓰면서부터 의미 없이 낭비되는 시간을 최소화하고 내게 맡겨진 중요한 업무나 내가 먼저 하면 남들이 편해질 사소한 업무 모두를 놓치지 않으면서도 내가 하고 싶은 일을 별도로 할 수 있게 된 것이다.

이러한 시간관리 방식은 다음 편에서 소개할 건강관리 방식과 더불어 결국 남들보다 마치 타임머신에 올라탄 것처럼 젊게 사는 결과를 가져다 준다. 왜 그럴까? (다음 장에 계속)

[본 기사나 책에 대한 질문 및 의견은 bookdoo@gmail.com 으로 보내주시면 감사하겠습니다]

* 전략과 경제의 타임머신 - 못다한 이야기 [Director’s Cut] 지난 칼럼 보기

제1회 Introduce www.asiaherald.co.kr/news/20597

제2회 프렌즈팝의 전략과 경제 www.asiaherald.co.kr/news/20653

제3회 전략과 경제는 하나라는 아이디어를 떠오르게 된 계기는? www.asiaherald.co.kr/news/20693

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